デビットノート(Debit note)の意味と使い方(テンプレート、サンプル、フォーマット、ひな形フォームもダウンロードできます)

2020年12月6日

デビットノート(Debit note)の意味と使い方(テンプレート、サンプル、フォーマット、ひな形フォームもダウンロードできます)

海外で働いて、初めてDebit noteという言葉を耳にした方も多いと思います。

デビットノートの意味が分からず検索で来ていただいたと思いますので、デビットノートの意味と使い方について分かりやすく解説します。

デビットノート(Debit note)の意味を具体例で分かりやすく解説

A社 売り手
B社 買い手

A社がB社に1,000万円の商品を販売。

A社がB社に売った際に、商品代金を請求ために発行するのが請求書(Invoice、インボイス)です。
※ここでいうインボイスは、純粋に「請求書」の意味です。貿易のインボイスとは違います。

しかし、不幸なことに、販売した商品の中に1万円分不良が発生したとします。

1万円分の商品に不良品があったら、B社(買い手)がA社(売り手)に1万円分返して欲しいですよね。

(ちなみに既に販売済なので請求書は発行済です

上記のケースで、請求書に記載した金額自体を999万円に変更するという方法もあります。

それはそれで良いんですが、請求書(インボイス)の金額をいきなり999万円変更してしまうと、販売した商品の金額が安くなることによって不都合が生じるケースがあったり、当初の金額が分からなくなるのが好ましくないケースもあったりします。

そうすると取引上、不都合が生じるため、このようなケースでは買い手から売り手にデビットノートを発行します。

「商品は1,000万円だけど不良があったので1万円マイナスしてください」という意味になります。

簡単に言うと「不良品があったので、1万円を返してください」ということなのですが、請求書とデビットノートを合わせると請求金額は実質999万円になるので、買い手は999万だけ支払えば良いということになるわけです。

つまりデビットノート(Debit note)とは、インボイス金額に誤りや修正発生した時に「買い手が売り手に請求書のマイナス分を請求する」時に発行する書類になります。

デビット(debit)の書式、記載例

以下のサンプルは、既に売り手が発行済の請求書CBA15021に対して、日本円で15万円の返金請求をするサンプルです。

Item1のAUTOMATIC CIRCULAR SAWING MACHINEに対して10万円、TWIN SPINDLE NC MILLING MACHINE に対して5万円の返金を請求していますね。それぞれのマシーンに少し欠陥があり、その分返せという感じのものになります。

デビット(debit)の意味とデビット・ノート(debit note)と言われる理由

デビット(debit)とは、簿記でいうところの借方(左側)を意味します。
(ちなみに、貸方(右側)はCreditと言います)

既に説明しましたが、デビット・ノート(debit note)とは、買い手が売り手にお金を返して欲しい時に書く書類です(支払請求書の一種です)

したがって発行者側(買い手)が相手側(売り手)に対して、お金返してね(受け取るべき債権)が発生した場合に、勘定の借方(debit side)にその金額を計上します。

なぜ、相手(売り手)側の勘定の借方(debit side)にその金額を計上する(A)※のかというと、簿記でいう未収金をイメージすれば分かりやすいと思います。

未収金が発生した時の仕訳は以下の通りです。

例:不要になったパソコンを20,000円で売却し、後日、代金を受け取ることにした
未収金 20,000(a)※ 雑収入 20,000

例 後日、パソコンを売却した代金を現金で受け取った
現金 20,000 未収金 20,000

※上記でいう(A)が(a)に対応しています。

デビット・ノート方式

デビット・ノートは日本語で「勘定借記通知書」と言い、この代金請求方式を、デビット・ノート方式と呼んでいます。

デビット・ノート方式による決済は、発生の度に処理を行う個別のケースと、まとめて処理する場合があります。

デビットノートで請求を行う場合

国際間の貿易のシーン、海外へ何らかの請求を行う際、国内取引でも通常取引の請求は、Invoice(インボイス)を使って行います。まずはインボイスありきなのです。

デビットノートを使って請求するのは、下記のようなケースです。

・インボイスの増額訂正
・売買代金の相殺
・輸送費や保険費用を別途請求するケース
・イレギュラーな請求を行うケース
・貿易外取引での請求

なお、言い方は「デビッド」ではありません(最後がドではない)ので、ご注意ください(笑)

デビット・ノート(debit note)は、デビット・メモランダム(Debit memorandum)、略してDN(ディーエヌ)やデビットメモと呼ばれるケースもあります。

参考情報

クレジットノートとは

デビットノートと一緒に覚えておきたいクレジットノートについての詳細は、こちらをクリックしてください。

A社(売り手)がB社(買い手)に対して、1万円分を返金しますという約束をする書類がクレジットノート。

デビット・ノート(debit note)の反対バージョンです。

具体的には、返品、値引きなどが発生した時には、売り手(発行者側)は相手側(買い手)に対してクレジット・ノートを発行します。

その明細には、相手側(買い手)が先に発行したデビット・ノート(debit note)のどれに該当するかを明記します。こうして、ある一定期間での貸借残高の差額を決済します。

差額を決済することを相殺(ネッティング)と呼びます。この方法は、実際に支払う金額が減り、送金手数料、為替手数料、為替リスクなどが軽減されるという利点があります。

デビット・ノート(debit note)のフォーム

基本的にはインボイスに準じたフォーマットになります。既に使っているInvoiceの書式があれば、Invoiceのタイトルを「Debit note」に変更し、通し番号を変更すればすぐに作成可能です。相手の要望に応じてDebit noteの中身に必要事項を追記します。

デビット・ノート(debit note)のフォームは特に決まったものはないため、会社により異なるフォームが使われています。

ちなみに国や取引内容によってはまったく目にしないこともあれば、頻繁に使うこともある伝票の一つです。

デビットノート(debit note)のテンプレート サンプル フォーマット ひな形フォームのダウンロード

クレジットノート(Credit Note)のフォームをダウンロードしたい方は、こちらのDebit Note Formをクリックしてダウンロードしてください。

Excelフォームになっています。

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